ウェビナー(Webセミナー)で働き方改革

ウェビナー(Webセミナー)の活用を通した、働き方改革施策をご提案していきます。
ウェビナーとは、インターネット上で、多人数の参加者と双方向の対話をしながらセミナーを行うためのツールです。

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ウェビナーで「聞いてません」を撲滅しましょう

こんにちは、コクリポの正井です。
コクリポはご利用いただく方々(主催者・参加者)に、セミナーに関する付加価値の低い活動(移動や会場準備)に要する時間・労力・コストを大幅に削減していただくことを目的に、業界1/100の利用料金でウェビナー(Webセミナー)の普及に取り組む会社です。

以前、こちらの記事で、多くの店舗や支社、在宅勤務の方々を抱えていらっしゃる会社様が、人事制度、ITシステムの運用など、制度変更に関わる説明会などをウェビナーに置き換えていただくことで、主催者・参加者双方の移動時間や交通費などを大きく削減していただいているシーンを取り上げさせていただきました。
最近、お客様から上記のような説明会運営に関わる効率化以外の部分での、ウェビナーの効用を伺う機会がありましたので、共有させていただきます。

「ウェビナーで、『聞いてません』を撲滅することができました」

とのことです。
管理系部門にとって、制度改革を進める上で大事なことは、「良い制度を設計すること」「その制度を理解してもらうこと」「理解を行動に移してもらうこと」とのことです。

ウェビナー導入前、「良い制度を設計」し、その説明会を行って、現場への周知に取り組んでいたとのことですが、よく発生していた問題が、

「聞いてません」や「理解できていませんでした」

でした。

このようにおっしゃる方の中には、「確かに説明会に参加していたし、質問や異論も出さなかった」と主催者側に「記憶」されている方もいらっしゃるのですが、それでもこういう発言はしばしば出てくるようです。
結果、繰り返しの個別説明の時間がとられたり、現場での実行の遅れなどのロスが生じていたとのことです。

これを受けて、「出席記録」、「議事録」を作成し、「理解度確認アンケート」を実施していたのですが、毎回膨大な作業が必要でした。
また、そもそもリアル会場への集合が必要であるため、参加者の都合が合わせづらく、複数回開催や、場合によっては複数会場での開催が必要となり、上記の労力は開催数の分だけ増えていきました。
Web会議システムを用いて参加してもらうことも検討しましたが、多人数参加の場合システムコストが大きくなったり、「出席記録」や「議事録」の作成や、「理解度確認アンケート」の集計作業ボリュームはそのまま残りました。

そこで目をつけたのが、ウェビナーならではの「参加者の滞在時間記録」、「参加者による発言機能および発言内容の記録」です。
ウェビナーであれば、参加者のメールアドレスに紐づけて、以下の情報をデジタルデータで自動記録できます。

  • ・どの参加者が、いつからいつまでウェビナー会場にいたのか
  • ・どの参加者が、いつ、どのような発言をしたのか
  • ・どの参加者が、いつ、どのようなアンケート回答をしたのか
  • ・加えて、ウェビナーの模様を録画した動画・音声ファイル

これらの機能によって、作業ボリュームを大幅に削減できただけでなく、この効率化によって生まれた時間を活用して、欠席者や理解度が低い人には個別フォローすることで、理解度を向上していただいているとのことです。
また、ウェビナーで取得できるデータや、個別フォローの取り組み実績は、労働組合に対する会社のきちんとした取組の説明材料としても活用しているとのことです。

今回のまとめ

いかがでしたでしょうか?このような情報の記録は、会場で行う説明会では困難もしくは、大きな労力を伴うものですが、ウェビナーであれば自動で記録されますので、手間を抑えて正確な情報を残すことができます。
同じお悩みをお持ちの方は、ぜひお試しいただければ幸いです。